Como abrir uma conta CTT Expresso para a sua loja online

Há duas escolas, e raramente lhe são apresentadas lado a lado.

As plataformas mutualizadas revendem a própria expedição. Não abre conta nenhuma, expede no próprio dia, às tarifas que elas negociaram para o conjunto dos seus clientes. É confortável para começar. A contrapartida é simples: o preço é delas, não melhora quando o seu volume sobe, e fica com elas no dia em que sair.

A outra escola liga-se às suas próprias contas de transportadora. É a nossa. É preciso, portanto, tê-las, e é exatamente esse o passo que ninguém explica. Em troca, as tarifas são suas, melhoram com o seu volume, e acompanham-no se mudar de ferramenta.

Nenhuma das duas é a resposta certa em absoluto. A primeira poupa tempo no arranque, a segunda poupa dinheiro quando o volume assenta, e a mudança costuma acontecer mais tarde do que devia.

Este guia trata da segunda via, no caso mais frequente em Portugal, os CTT Expresso. Os dois caminhos possíveis conforme o seu volume, os documentos que lhe pedem, o prazo real, e o que pedir ao comercial para não ter de voltar atrás daqui a três semanas.

Resposta rápida: com 50 ou menos envios por mês, faz a adesão online, entrega três documentos e os CTT validam em até 5 dias úteis. Acima de 50 envios por mês, pede uma proposta pelo formulário de contacto e é aí que negoceia tarifas em função do volume que prevê. Nos dois casos a conta fica em seu nome, e é isso que faz com que as tarifas sejam suas.

Não confundir com «Lojas Online CTT». Os CTT vendem também uma plataforma para criar uma loja online, com planos pagos e período experimental. Não é disso que se trata aqui. Este guia é sobre a conta de expedição CTT Expresso, aquela que usa com a loja que já tem, seja ela Shopify, WooCommerce ou Squarespace.

Porquê a conta tem de ser sua

É a pergunta que quase ninguém faz antes de assinar, e a que custa mais caro depois.

O que realmente se negoceia não lhe é acessível de outra forma. É o argumento mais concreto, e decorre do que detalhámos em negociar tarifas com a transportadora: uma fatura tem três andares e o desconto só incide no primeiro. O que desloca mais dinheiro são os afinamentos. A base de cálculo da taxa de combustível. O fator de conversão do peso volumétrico, e os fluxos em que a regra se aplica. O peso mínimo faturável. A cláusula de revisão. Discutem-se linha a linha com um comercial, e isso pressupõe que o contrato seja seu.

Dito assim pode parecer técnico. Não é. São cinco perguntas a fazer, não um processo a montar, e não precisa de dominar o assunto para as fazer: basta saber que estas linhas existem, o que já sabe se está a ler isto. O comercial tem as respostas à mão. E vale bem a pena, porque é exatamente a diferença entre sofrer a sua logística e conduzi-la de ponta a ponta.

Um intermediário vende-lhe um preço por encomenda. Estejam as sobretaxas incluídas nele ou refaturadas à parte, não tem qualquer influência sobre elas: não pode mexer na base da taxa de combustível, nem fazer escrever um fator de conversão, nem obter que o desconto cubra os encargos acessórios. E são precisamente essas linhas que explicam a diferença entre o preço anunciado e o valor no fim da fatura, todos os meses.

As suas tarifas continuam a melhorar. Com contrato próprio, o preço acompanha o seu volume, porque negoceia com base no seu histórico. Quando o contrato pertence à plataforma, pode triplicar os envios e continuar a pagar o mesmo, sem construir qualquer poder negocial.

Um extravio resolve-se com o seu interlocutor. Em caso de encomenda perdida ou de litígio, fala diretamente com os CTT. Não com um suporte que vai reencaminhar e responder daqui a três dias.

Ninguém fica com uma margem no seu transporte. É a crítica recorrente feita aos revendedores de transporte: o cliente percebe tarde que pagou um preço fixado pela plataforma, não pela transportadora.

E não fica preso. Se mudar de software, leva os contratos consigo. A relação com a transportadora é sua e continua sua.

Dois caminhos, conforme o seu volume

Os CTT separam claramente os dois casos, e escolher o errado faz perder tempo.

Até 50 envios por mês: adesão online

É a via autónoma, sem passar por um comercial. Os CTT escrevem que «esta solução de contratação autónoma e digital adequa-se a clientes empresariais com um perfil de 50 ou menos envios por mês».

O processo tem quatro passos:

1. Aceder à plataforma e selecionar os serviços Expresso que quer subscrever
2. Iniciar sessão ou criar a sua Conta CTT e preencher os dados
3. Validar a informação submetida para concluir a adesão
4. Aguardar a validação, depois recebe por email o acesso ao Portal Empresas

Não há custo de adesão nem período de fidelização anunciados.

Mais de 50 envios por mês: proposta comercial

Acima desse limiar, os CTT pedem outra coisa: «se fizer mais de 50 envios por mês, peça-nos uma proposta à sua medida através do nosso formulário de contacto».

Na prática preenche um formulário, um comercial contacta-o, e propõe tarifas negociadas em função do volume que prevê. Isto parece mais lento, e é. Mas é exatamente aqui que as tarifas passam a ser suas: é a conversa que fixa a tabela que vai aplicar-se a cada envio, e que poderá rever quando o volume subir.

Se está entre os dois, hesite para cima. Uma tabela negociada com uma previsão de volume vale sempre mais do que a tabela pública, e a conversa não o obriga a nada.

Os documentos que lhe pedem

Dependem do tipo de NIF, não do tamanho do negócio.

Dois erros frequentes nesta fase. O primeiro é tentar avançar sem atividade aberta nas Finanças: não é uma formalidade dos CTT, é uma condição. O segundo é submeter um comprovativo de IBAN que não corresponde ao titular do NIF declarado, o que trava a validação e obriga a recomeçar.

O prazo real

Os CTT escrevem que «no prazo máximo de 5 dias úteis, receberá um email para aceder ao Portal Empresas». Conte com isso e não com um arranque imediato: os documentos são analisados antes de a conta ficar ativa.

Cinco dias úteis são uma semana de calendário. Se está a preparar uma campanha, um lançamento ou a época de Natal, é o género de prazo que se antecipa e não se descobre na véspera.

O que pedir ao comercial

Se passou pela via comercial, esta é a parte que lhe poupa uma segunda chamada. Peça explicitamente:

• Os serviços que quer ativos. Expresso nacional, internacional, e as ilhas se vende para a Madeira e os Açores. Um serviço que não está no contrato não aparece depois no seu software.
• A recolha ao domicílio, se não quer entregar as encomendas ao balcão. Condições e horas-limite variam.
• O acesso ao Portal Empresas e as credenciais, que é o que vai precisar para ligar a conta ao seu software de expedição.
• A cláusula de revisão da tabela. Combine desde o início em que momento se volta a falar de preço, por exemplo ao fim de três meses ou a partir de determinado volume mensal.

Quando chegar à proposta comercial, o desconto sobre o preço base é só uma parte da conversa: o que pedir sobre as sobretaxas, a base da taxa de combustível e o fator do peso volumétrico está em negociar tarifas com a transportadora.

Ligar a conta ao ParcelRush

Depois de a conta estar ativa, a ligação é rápida. Nas Definições, adiciona o CTT como transportadora e introduz as suas credenciais. Funciona com qualquer contrato CTT existente, sem renegociação e sem configuração técnica. A partir daí gera as etiquetas CTT a partir das encomendas da sua loja, ao lado das outras transportadoras que tiver ligadas.

Um ponto de transparência sobre as tarifas

Os CTT não disponibilizam as tarifas contratuais por API. É uma opção deles, não uma limitação do ParcelRush: enquanto essa API não existir, nenhuma plataforma consegue mostrar-lhe no ecrã a tabela que negociou com os CTT. Por isso apresentamos as tarifas públicas como referência na comparação.

O que isto não muda: ao gerar a etiqueta, os CTT faturam sempre o seu contrato. Não paga um cêntimo a mais do que negociou. O número que vê na comparação é indicativo, a fatura é a sua tabela.

E o trabalho que o ParcelRush lhe poupa nos CTT fica intacto: gera as etiquetas em massa a partir das encomendas da loja em vez de uma a uma, os documentos aduaneiros CN22 e CN23 saem ao mesmo tempo que a etiqueta, agenda a recolha sem abrir o portal dos CTT, e o rastreio de cada encomenda volta sozinho para a sua loja.

Na prática, é isto que muda no seu dia:

• Tempo, e muito. Cinquenta encomendas deixam de ser cinquenta idas ao portal dos CTT. Selecciona, imprime, acabou.
• A parte administrativa deixa de ser um trabalho. Fatura comercial, CN22 e CN23 saem com a etiqueta, sem os preencher à mão nem procurar códigos.
• Antecipa-se aos problemas. Vê todas as transportadoras num só ecrã, por isso deteta uma encomenda parada ou atrasada antes de o cliente dar por ela. Escreve-lhe primeiro, em vez de responder a um email zangado três dias depois.
• Menos erros. Deixa de copiar moradas de um ecrã para o outro, e é aí que nascem a maioria das entregas falhadas e das devoluções.

É aí que estão as horas ganhas, não no ecrã de comparação.

Com a DHL, a UPS e a DPD, que expõem as tarifas contratuais por API, os valores apresentados refletem os seus contratos com exatidão.

Antes de começar, confirme

• Tem atividade aberta nas Finanças e o IBAN está no nome do titular do NIF
• Escolheu o caminho certo: online até 50 envios por mês, comercial acima disso
• Pediu os serviços de que precisa, incluindo ilhas e internacional se for o caso
• Guardou as credenciais de acesso ao Portal Empresas
• Contou com 5 dias úteis antes de poder expedir

Com a conta em seu nome e as tarifas negociadas consigo, o software passa a ser o que deve ser: uma ferramenta que liga a sua loja aos seus contratos, sem se colocar no meio.

Fontes

• Adesão Online Expresso, CTT: passos da adesão, documentos por tipo de NIF, prazo de validação de 5 dias úteis e limiar dos 50 envios por mês.
• CTT Empresas, CTT: gama de serviços Expresso para empresas e acesso à Área de Cliente.