Resposta rápida: um software de envios liga a sua loja às transportadoras. Importa as encomendas, gera as etiquetas em lote e devolve o número de rastreio à loja. Para escolher, comece pela pergunta que decide o resto: de quem são as tarifas. Há softwares que revendem o transporte às tarifas deles, e outros que se ligam às suas próprias contas de transportadora. Depois confirme o que pesa a partir de Portugal: os CTT, as ilhas, os documentos para vender fora da União Europeia e a forma de cobrança. E teste com encomendas reais antes de decidir.
Quase todas as lojas começam da mesma maneira. Chega uma encomenda, abre o portal da transportadora, copia a morada, gera a etiqueta, descarrega-a, volta à loja e cola o número de rastreio. Funciona enquanto as encomendas se contam pelos dedos.
Depois o volume cresce. Aparece uma segunda transportadora para Espanha, uma encomenda para os Açores, outra para o Reino Unido que pede documentos aduaneiros, e a manhã passa entre separadores. É nesse momento que se procura um software de envios, e que se descobre que não fazem todos a mesma coisa nem se pagam da mesma forma.
Este guia não é uma lista de marcas. São os critérios que contam para uma loja que expede a partir de Portugal, e as perguntas a fazer antes de se comprometer.
O que um software de envios faz, e o que não faz
Um software de envios fica entre a sua loja e as transportadoras. Não transporta nada e não substitui nenhuma das duas: poupa-lhe as idas e vindas entre elas.
No mínimo, deve:
- Importar as encomendas da sua loja automaticamente, com a morada e o conteúdo, sem exportar ficheiros.
- Mostrar as tarifas das transportadoras disponíveis em cada encomenda, antes de escolher.
- Gerar as etiquetas em lote: as encomendas do dia numa só ação, e não uma a uma.
- Devolver o número de rastreio à loja e marcar a encomenda como expedida.
- Preparar os documentos aduaneiros quando a encomenda sai da União Europeia.
Há duas coisas que não faz, e convém sabê-lo desde já. Não emite as suas faturas: essas continuam a sair do seu software de faturação. E não o dispensa das obrigações aduaneiras: pode sugerir códigos e transmitir documentos, mas continua a ser o declarante e responde pelo que declara.
A pergunta que decide tudo: de quem são as tarifas
É o critério que menos se vê numa página de preços, e o que mais pesa ao fim de um ano. Há duas escolas.
O software revende o transporte. Não precisa de conta em nenhuma transportadora: expede no próprio dia, às tarifas que o software negociou para o conjunto dos seus clientes. É a via mais rápida para começar. A contrapartida é que o preço é dele. A remuneração do intermediário está na diferença entre o que paga à transportadora e o que lhe fatura a si, e essa diferença não a vê nem a pode negociar.
O software liga-se às suas contas. Precisa de uma conta em cada transportadora que quer usar, e o software trabalha com as tarifas desse contrato. É o modelo do ParcelRush. A contrapartida é a conta a abrir antes de começar. Em troca, as tarifas são suas.
| O software revende o transporte | O software liga-se às suas contas | |
|---|---|---|
| Contrato com a transportadora | Não é preciso | Uma conta por transportadora, em seu nome |
| Preço do transporte | Fixado pelo software | O do seu contrato |
| Quando o volume cresce | O histórico fica do lado do software | Renegoceia com base no seu histórico |
| Quem lhe fatura o transporte | O software | A transportadora, diretamente |
| Encomenda perdida | A reclamação passa pelo intermediário | Trata diretamente com a transportadora |
| Se mudar de software | Recomeça do zero | Leva os contratos consigo |
Nenhuma das duas é a resposta certa em absoluto. A primeira poupa tempo no arranque. A segunda poupa dinheiro quando o volume assenta, e a mudança costuma acontecer mais tarde do que devia.
Se ainda não tem conta, abri-la é mais simples do que parece. Nos CTT, a conta Expresso abre-se online, a validação demora no máximo 5 dias úteis e o contrato não tem período de fidelização. Os CTT indicam que esta via se adequa a quem faz até 50 envios por mês, e convidam quem faz mais a pedir uma proposta à medida. Com menos envios, nada o impede de a pedir também: a conversa não o obriga a nada. O passo a passo está em como abrir uma conta CTT Expresso.
Uma pergunta a fazer, seja qual for o software: as tarifas no ecrã são as que lhe vão faturar? A resposta nem sempre depende só do software. Os CTT não disponibilizam as tarifas contratuais por API. Por isso, no ParcelRush, a comparação mostra as tarifas públicas dos CTT como referência, e a fatura dos CTT segue sempre o seu contrato. Com a DHL, a UPS e a DPD, as tarifas do contrato chegam por API e o ecrã mostra-as com exatidão. Pergunte a cada software como trata este ponto, transportadora a transportadora.
E se já trabalha com várias transportadoras, a forma de as combinar sem diluir os descontos que negociou está em multi-transportadora, diversificar sem partir as tarifas.
O que pesa quando expede a partir de Portugal
Os critérios gerais valem em todo o lado. Estes três fazem a diferença quando a loja está em Portugal.
Os CTT e as ilhas
Se expede com os CTT, verifique duas coisas antes de escolher:
- Que serviços estão integrados. No ParcelRush: CTT Expresso, Expresso Nacional e Expresso Internacional, conforme o seu contrato.
- O que vem depois da etiqueta. Recolha agendada sem abrir o portal dos CTT, rastreio de volta à loja, prova de entrega e encomendas em vários volumes.
O detalhe, serviço a serviço, está na integração CTT Expresso.
Para a Madeira e os Açores, tudo depende do seu contrato, seja qual for a transportadora: se cobre as ilhas, e em que condições. Pode até acontecer que a transportadora faça um contrato à parte só para elas. Confirme-o antes de escolher um software. No ParcelRush, a regra é simples: o que o seu contrato permite, pode expedir, para as ilhas como para o continente.
A sua loja, ligada nos dois sentidos
A ligação deve funcionar nos dois sentidos. As encomendas entram sozinhas no software; o número de rastreio e o estado da encomenda voltam para a loja, que avisa o cliente com o seu próprio email de expedição.
Pergunte como se faz a ligação e o que exige. No ParcelRush, o Shopify liga-se pela App Store ou pelo endereço da loja, e o WooCommerce com as chaves da API REST que gera nas definições avançadas do WooCommerce. O Squarespace também está integrado. Se vende noutra plataforma, as encomendas podem ser criadas à mão ou importadas por CSV: serve para começar, mas não substitui uma ligação.
Se tem várias lojas, confirme que cabem todas na mesma conta. No ParcelRush, o número de lojas é ilimitado.
Vender fora de Portugal sem papelada à mão
Para uma loja portuguesa, exportar é muitas vezes o passo seguinte, e é aí que um bom software mais se nota.
Dentro da União Europeia, as encomendas circulam sem formalidades aduaneiras, para Espanha como para a Alemanha. A Madeira e os Açores também, porque estão dentro dos territórios aduaneiro e do IVA da União. Uma exceção a conhecer, se vende para Espanha: as Canárias fazem parte da União, mas ficam fora do território do IVA, e uma encomenda para lá está sujeita a formalidades de exportação.
Fora da União, no Reino Unido, na Suíça, nos Estados Unidos ou no Brasil, cada encomenda leva documentos. O que deve pedir a um software:
- Os documentos certos, conforme o canal. O CN22 e o CN23 são formulários postais. Uma transportadora privada, como a DHL ou a UPS, pede uma fatura comercial, seja qual for o valor. Para saber o que leva cada encomenda, o verificador de documentos aduaneiros responde em segundos, gratuitamente.
- A transmissão eletrónica. O ParcelRush transmite o CN22 ou o CN23 à transportadora e assinala os destinos que ainda exigem impressão.
- A sua fatura AT, sem a refazer. Em Portugal, o documento que tem de carregar para uma exportação é a fatura AT, a que emite no seu software de faturação. O ParcelRush não a gera: carrega-a ao processar a encomenda, e ela segue para a transportadora com a etiqueta.
- Os códigos HS. Um código errado pode reter a encomenda na alfândega. O ParcelRush sugere códigos HS a partir dos dados do produto; a confirmação cabe-lhe a si, porque é o declarante.
O dia a dia: etiquetas, regras e rastreio
É aqui que se ganha o tempo. Perguntas a fazer:
- Várias transportadoras no mesmo lote? As etiquetas do dia devem sair numa só ação, mesmo que metade siga pelos CTT e a outra metade pela DPD.
- PDF e ZPL? O PDF serve a impressora do escritório, o ZPL a impressora térmica de etiquetas. Quando compensa mudar está em etiquetas ZPL ou PDF.
- Regras automáticas? Definir uma vez que o nacional vai de CTT e Espanha vai de DPD, por exemplo, e deixar de decidir encomenda a encomenda. As regras do ParcelRush escolhem a transportadora e o serviço pelo peso, pelo destino ou pelo valor.
- Devoluções e recolhas? A etiqueta de devolução deve gerar-se a partir do painel, e a recolha agendar-se sem abrir o portal da transportadora.
- Verificação antes de gerar? Um telefone ou um código postal em falta deve ser assinalado antes da etiqueta, e não depois.
E depois do envio, um software que fica pela etiqueta deixa-lhe metade do trabalho. Confirme que reúne o rastreio de todas as transportadoras num só ecrã, que assinala os atrasos e as entregas falhadas sem ter de os procurar, e que lhe mostra quanto custa de facto expedir: o custo médio por encomenda, por transportadora e por destino. No ParcelRush, esses números leem-se a 7 dias, 6 meses ou 1 ano.
Como se paga, e quanto custa de facto
Encontra três formas de cobrança:
- Subscrição mensal, por vezes por escalões de etiquetas ou de funcionalidades.
- Pagamento por etiqueta, sem mensalidade.
- Margem no transporte, quando o software revende as tarifas. Não aparece como linha separada: está no preço de cada envio.
Para comparar, calcule o custo total por encomenda num mês normal e num mês de pico, somando o software e o transporte. E faça três perguntas: o que está incluído no preço de base, se há limite de etiquetas ou de lojas, e se ligar a sua própria conta de transportadora é cobrado à parte. A última não é teórica: em alguns modelos, é.
No ParcelRush, paga por etiqueta gerada: a partir de €0,29, a descer até €0,08 consoante o volume mensal, sem subscrição e com todas as funcionalidades incluídas. O transporte continua a ser faturado pela transportadora, às suas tarifas, sem margem do nosso lado. Os escalões e um simulador do custo mensal estão na página de preços.
O teste a fazer antes de decidir
Nenhuma página de funcionalidades substitui uma semana real. Escolha encomendas que ia expedir de qualquer forma e faça-as passar pelo software:
| Encomenda de teste | O que verificar |
|---|---|
| Nacional, com os CTT | A etiqueta sai no lote e o rastreio volta à loja |
| Para a Madeira ou os Açores | Sai nas condições do seu contrato para as ilhas |
| Para Espanha ou outro país da União | A regra escolhe a transportadora sem decidir à mão |
| Para fora da União, como o Reino Unido | Os documentos certos saem e seguem com a sua fatura AT |
| Uma devolução | A etiqueta de devolução gera-se a partir do painel |
| Uma encomenda em várias caixas | Os volumes ficam ligados ao mesmo envio |
No fim do mês, compare as tarifas vistas no ecrã com a fatura de cada transportadora. Devem bater, salvo nas transportadoras que não dão as tarifas do contrato por API, como os CTT.
Depois, olhe para dois números: o tempo que passou no lote do dia, e o custo real por encomenda. São os dois pelos quais vale a pena julgar um software de envios.
No ParcelRush, as dez primeiras etiquetas são gratuitas, sem cartão de crédito e sem data de validade: chegam para fazer este teste.
Onde se situa o ParcelRush
O ParcelRush é um software de envios multi-transportadora. Liga-se às suas contas CTT, DPD, DHL, UPS, FedEx e Colissimo, às suas lojas Shopify, WooCommerce e Squarespace, e gera em lote as etiquetas e os documentos aduaneiros a partir das encomendas. Foi pensado para lojas que têm contratos em seu nome, ou que estão prontas a abri-los, e que vendem em Portugal e para fora, com suporte em português.
O que não faz, para que fique claro: não revende transporte, não emite as suas faturas e não fala com os seus clientes no lugar da sua loja.
Para o resto, da geração de etiquetas em lote à comparação de tarifas em cada encomenda, veja tudo o que o ParcelRush faz.
Perguntas frequentes
O que é um software de envios para e-commerce?
É a ferramenta que fica entre a sua loja e as transportadoras. Importa as encomendas, mostra as tarifas das transportadoras disponíveis, gera as etiquetas em lote e devolve o número de rastreio à loja. Evita abrir o portal de cada transportadora e copiar moradas de um ecrã para o outro.
Preciso de contrato com as transportadoras para usar um software de envios?
Depende do modelo. Alguns softwares revendem o transporte às tarifas deles, e aí não precisa de contrato. Outros, como o ParcelRush, ligam-se às suas próprias contas: precisa de uma conta em cada transportadora que quer usar, e as tarifas são as do seu contrato. Nos CTT, a conta abre-se online e é validada em 5 dias úteis no máximo; os CTT indicam essa via para quem faz até 50 envios por mês, e convidam quem faz mais a pedir uma proposta à medida. Com menos envios, nada o impede de a pedir também.
Quanto custa um software de envios?
Há três formas de cobrança: subscrição mensal, pagamento por etiqueta, ou uma margem incluída no preço do transporte quando o software revende as tarifas. Compare o custo total por encomenda, e não só a mensalidade. O ParcelRush cobra por etiqueta, de €0,29 a €0,08 consoante o volume mensal, sem subscrição, e as dez primeiras etiquetas são gratuitas. O transporte é faturado pela transportadora, às suas tarifas.
Um software de envios funciona com os CTT?
Depende do software, por isso vale a pena testar antes de decidir: CTT Expresso nacional e internacional, envios para a Madeira e os Açores, documentos aduaneiros. Saiba também que os CTT não disponibilizam as tarifas contratuais por API: no ParcelRush, a comparação mostra as tarifas públicas dos CTT como referência, e a fatura segue sempre o seu contrato.
O software de envios trata da alfândega por mim?
Simplifica, não substitui. Pode sugerir códigos HS, preparar e transmitir o CN22 ou o CN23 e enviar a sua fatura AT à transportadora, mas continua a ser o declarante e responde pelo que declara. Dentro da União Europeia não há alfândega, com exceção dos territórios que ficam fora do IVA da União, como as Canárias, onde uma encomenda está sujeita a formalidades de exportação.
Posso mudar de software de envios sem perder as minhas tarifas?
Sim, se os contratos estiverem em seu nome: as tarifas do seu contrato pertencem à sua conta na transportadora e acompanham-no para qualquer software. Se o software revende o transporte, as tarifas são dele e ficam com ele quando sai.
Fontes
Maëlle Lemarchand CEO da ParcelRush. 15 anos de web, UI/UX e e-commerce. Escreve sobre expedição, logística, e-commerce e marketing. LinkedIn
